PELIBATAN DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN

PELIBATAN DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN

BAB I PENDAHULUAN 

1.1    Latar Belakang Masalah

   Karyawan adalah sesorang yang ditugaskan sebagai pekerja dari sebuah perusahaan untuk melakukan operasional perusahaan dan dia bekerja untuk digaji.berhubungan dengan karyawan pasti takkan lepas dari kinerja karyawan maka dan setiap perusahaan akan selalu melakukan penilaian kinerja karyawan. Dalam buku yang berjudul :”Manajemen Sumber Daya Manusia”(1995:327), menurut Henry Simamora kinerja karyawan adalah tingkat terhadap mana para karyawan mencapai persyaratan-persyaratan pekerjaan.

Keberhasilan organisasi merupakan sebuah pencapaian prestasi kerja sebagai teamwork. Berhasil atau tidaknya pencapaian tujuan sebuah organisasi tergantung pada pencapaian dari masing-masing individu dalam organisasi, terutama berkaitan dengan hasil kinerja dalam setiap bidang yang menjadi tanggung jawabnya. Demikian pula halnya dengan keberhasilan perpustakaan dalam menjalankan fungsinya sebagai pusat informasi

Gibson dalam Brahmasari (2008), mengemukakan bahwa kinerja organisasi tergantung dari kinerja individu atau dengan kata lain kinerja individu akan memberikan kontribusi pada kinerja organisasi, artinya bahwa perilaku anggota organisasi baik secara individu maupun kelompok memberikan kekuatan atas kinerja organisasi sebab motivasinya akan mempengaruhi pada kinerja organisasi. Kinerja  pustakawan adalah kemampuan kinerja  yang dicapai dan diinginkan  dari  perilaku  pegawai dalam melaksanakan dan menyelesaikan tugas-tugas pekerjaan yang  menjadi tanggung jawab secara individu atau kelompok.

Semua jenis perpustakaan pasti memerlukan kegiatan manajemen yang berkaitan dengan usaha-usaha untuk  mencapai  tujuan  tertentu  bagi  perpustakaan. Salah satu elemen yang bernilai penting dalam sistem manajemen perpustakaan adalah kepemimpinan (leadership). Freeman dan Taylor dalam Sutarto (1991) mengemukakan bahwa kepemimpinan adalah kemampuan untuk menciptakan kegiatan kelompok dalam rangka mencapai tujuan organisasi dengan efektivitas yang maksimum dan kerja sama dari tiap individu. Dari penjelasan Taylor dapat dipahami bahwa dalam upaya mencapai tujuan organisasi, seorang pemimpin juga menjalankan peran manajerial melalui bentuk kekuasaan terlegitimasi yang dimiliki seorang pemimpin yaitu pelibatan dan pemberdayaan karyawan serta memberikan pengarahan terhadap usaha-usaha bawahan dalam mencapai tujuan organisasi

       Pelibatan karyawan adalah proses mengikutsertakan para karyawan pada semua tingkatan organisasi dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah. Ketika terjadi penyimpangan, manajemen harus memberdayakan karyawan yang bekerja erat dengan proses untuk mencari akar penyebab masalah dan mencari solusi yang tepat. Sedangkan pemberdayaan karyawan mengacu pada tindakan mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab bersama untuk menyelesaikan tugas yang diberikan. Sebelum mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab, seorang manajer perlu memastikan bahwa karyawan telah mendapatkan pelatihan yang cukup dan menguasai bidang yang menjadi tanggungjawabnya

1.2  Perumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam makalah ini adalah

11. Bagaimana konsep pelibatan dan pemberdayaan karyawan?

22. Apa faktor-faktor penghambat pelibatan dan pemberdayaan karyawan?

33. Bagaimana implementasi pelibatan dan pemberdayaan karyawan?

44. Bagaimana pengakuan dan penghargaan prestasi?

1.3 Tujuan

Adapun tujuan penulisan dalam penulisan makalah ini adalah

11. Untuk mengetahui Konsep pelibatan dan pemberdayaan karyawan.

22. Untuk mengetahui faktor penghambat pelibatan dan pemberdayaan karyawan.

33. Untuk mengetahui impelementasi pelibatan dan pemberdayaan karyawan.

44. Untuk mengetahui bagaimana pengakuan dan penghargaan prestasi.

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Pengertian dan Konsep Pelibatan dan Pemberdayaan Karyawan

Karyawan selain merupakan asset dominan dalam organisasi juga sebagai pemasok internal yang sangat berperan dalam menghasilkan suatu barang atau jasa yang berkualitas. Pelanggan internal adalah orang yang berada   di   dalam  perusahaan   dan   memiliki   pengaruh   pada   performansi pekerjaan (atau   perusahaan)   kita.   Bagian-bagian   pembelian,   produksi, penjualan, pembayaran gaji, dan karyawan, merupakan contoh dari pelanggan internal. Sebagai misal, bagian pembayaran gaji harus memandang karyawan yang dibayar gajinya sebagai pelanggan yang harus dipuaskan. Kebutuhan karyawan (pelanggan internal) seperti menerima pembayaran gaji tepat waktu dan tepat   jumlah,   tanpa   kesalahan   administrasi,   dan   lain-lain   mutlak diperhatikan oleh bagian pembayaran gaji yang dalam hal ini bertindak sebagai pemasok internal. 

Pemasok internal adalah pihak di dalam perusahaan yang memasok sesuatu (barang /jasa/ informasi ) kepada rekan kerja yang lain dalam perusahaan. Di dalam organisasi/perusahaan ada pelanggan internal dan pemasok internal. Misalnya dalam suatu perusahaan penerbitan surat kabar, tugas karyawan A adalah melakukan pemeriksaan naskah (editing), yang kemudian hasilnya akan diserahkan kepada karyawan B yang mengatur tata letak surat kabar. Konsep ketergantungan (depedency) seperti ini penting dalam hubungan pemasok dan pelanggan.

Pelibatan karyawan adalah suatu proses untuk mengikut sertakan para karyawan pada semua tingkatan organisasi dalam pembuatan keputusan dan pemecahan masalah

Pemberdayaan dapat diartikan sebagai pelibatan karyawan yang benar-benar berarti (signifikan). Dengan demikian, pemberdayaan tidak hanya sekedar memberikan masukan, tetapi juga memperhatikan, mempertimbangkan, dan menindaklanjuti masukan tersebut apakah akan diterima atau tidak. Tanpa adanya pemberdayaan, pelibatan karyawan hanyalah merupakan alat manajemen yang tidak ada gunanya .

Tujuan PPK untuk meningkatkan kemampuan organisasi dan untuk memberikan nilai kepada pelanggan karyawan harus memahami apa makna nilai pelanggan

Menurut Kotler (2005:103) nilai pelanggan adalah selisih nilai pelanggan total dan biaya pelanggan total dimana nilai pelanggan total adalah sekumpulan manfaat yang diharapkan oleh pelanggan dari produk atau jasa tertentu dan biaya pelanggan total adalah sekumpulan biaya yang diharapkan oleh konsumen yang dikeluarkan untuk mengevaluasi, mendapatkan, menggunakan dan membuang produk atau jasa.

2.2 Faktor Penghambat Pelibatan Dan Pemberdayaan Karyawan (PPK)

Dalam pelaksanaan pelibatan dan pemberdayaan karyawan dalam organisasi terdapat beberapa faktor,  diantaranya adalah suatu penolakan terhadap perubahan. Menurut fandy tjiptono(2003:131), ada  2 penolakan terhadap perubahan yang perlu diperhatikan yaitu penolakan dari manajemen dan dari karyawan.

A. Penolakan manajemen terhadap penerapan PPK antara lain :

1.      Ketidak amanan.

Hal ini akan dirasakan oleh para manajer ketika karyawan yang berada dalam tim kerja mencetuskan inisiatif atau ide yang dapat mengurangi kekuasaan manajer tersebut. Sehingga manajer akan berusaha mempersulit kelompok kerja

2.      Nilai-nilai pribadi.

Yaitu anggapan manajer bahwa karyawan harus melaksanakan perintah yang diberikan oleh manajer

3.      Ego.

Manajer yang memiliki ego tinggi tidak akan menerima adanya keterlibatan karyawan, karena akan merasa berkurang status dan keuntungannya.

4.      Pelatihan manajemen

Akan mempengaruhi cara pandang manajer karena biasanya pelatihan manajemen mengikuti filosofi yang dicetuskan oleh Frederick Taylor yang lebih fokus kepada penerapan prinsip-prinsip ilmiah dalam perbaikan proses dan teknologi, yang tidak berorientasi pada manusia. Sehingga kemungkinan besar, para manajer tersebut akan menolak PPK

5.      Karakteristik kepribadian para manajer

Yang dididik dengan cara lama tidak akan menerima PPK karena mereka lebih memperhatikan tugas dan hasil kerja daripada memperhatikan orang yang bekerja tersebut. 

B. Penolakan dari karyawan.

1.     Mereka measa skeptis terhadap manajemen yang silih berganti dan tidak dilaksanakan.

2.      Penolakan bisa juga terjadi karena karyawan tidak mau menerima perubahan karena menyangkut hal hal baru dan mungkin tidak lazim, sehingga sulit mendapatkan dukungan dari karyawan.

2.3 Implementasi Pelibatan Dan Pemberdayaan Karyawan

Pimpinan yang berhasil bukanlah yang mencari kekuasaan untuk dirinya sendiri akan tetapi yang mampu mendistribusikan kekuasaan kepada orang banyak untuk mencapai tujuan bersama dengan melalui kejelasan wewenang, tanggung jawab, serta diimbangi sikap disiplin. Pelibatan dan pemberdayaan karyawan akan berarti hanya apabila hal tersebut merupakan suatu usaha sistemik yang dilakukan untuk membantu organisasi guna meningkatkan nilai yang akan diberikan kepada pelanggan(Fandy Tjiptono, 2003:135).

Kesalahan umum yang harus dihindari pada saat mengimplementasikan PPK adalah sebagai berikut :

·         Memulai kegiatan tanpa adanya strategi sistematis.

·         Memulai kegiatan PPK tanpa adanya kepemimpinan yang aktif dari manajemen.

·         Menghitung kegiatan (seperti jumlah pertemuan tim untuk peningkatan kualitas).

·         Rencana dan harapan yang tidak realistis.

·         Mengharapkan pelibatan akan ada akhirnya.

Peranan utama manajemen dalam PPK adalah melakukan segala sesuatu yang diperlukan untuk menjamin kesuksesan pelaksanaan dan penerapan konsep tersebut secara terus-menerus. Peranan ini dapat diringkas menjadi tiga fungsi, yaitu komitmen, kepemimpinan, dan kemudahan. Ketiga fungsi ini dibutuhkan untuk mengatasi hambatan dan penolakan terhadap pelaksanaan PPK atau perubahan pokok lainnya dalam budaya perusahaan. Peranan manajer dalam PPK antara lain meliputi sebagai berikut :

·         Menunjukan sikap yang mendukung

·         Menjadi model peran

·         Menjadi pelatih

·         Menjadi fasilitator

·         Mempraktikan management by walking arond (MBWA)

·         Mengambil tindakan dengan segera atas rekomendasi

·         Menghargai prestasi karyawan

PPK sebagai suatu konsep yang berusaha melibatkan dan memberdayakan karyawan secara sungguh-sungguh memerlukan implementasi yang sistematis. Implementasi PPK terdiri atas 4 tahap menurut Goetch, 1997:147 yaitu sebagai berikut:

·         Menciptakan lingkungan yang mendukung

·         Menentukan target dan mengatasi penghambatan

·         Menerapkan dan menggunakan sarana pendukung

·         Menilai, menyesuaikan, dan memperbaikinya

Untuk memicu inisiatif karyawan, dibuthkan lingkungan dan kondisi yang kondusif. Agar lingkungan seperti itu dapat terbentuk, maka seorang manajer perlu melakukan hal-hal berikut terhadap para karyawannya:

·         Mempercayai kemampuan mereka untuk mencapai keberhasilan.

·         Bersifat sabar dan memberikan mereka waktu untuk belajar.

·         Memberikan arahan dan bimbingan.

·         Mengajarkan keterampilan baru kepada mereka dalam langkah kecil dan incremental.

·         Mengajukan pertanyaan yang menantang mereka untuk berpikir dengan cara baru.

·         Membagi informasi dengan mereka untuk menjalin hubungan.

·         Memberikan umpan balik yang tepat waktu dan dapat dipahami serta membantu mereka selama proses belajar.

·         Menawarkan cara alternatif untuk melaksanakan tugas.

·         Menunjukan sense of humor dan perhatian terhadap mereka

·         Berfokus pada hasil dan menghargai perbaikan pribadi.

Dalam penerapan implementasi terdapat beberapa berbagai metode, diantaranya adalah :

1.      Brainstorming

Disini manajer mempunyai peran sebagai katalisator untuk mendukung diskusi antar peserta. Peserta didorong untuk mengungkapkan seluruh idenya, akan tetapi tidak diperkenankan untuk menghakimi ide dari peserta lain. Setelah saran dari peserta terkumpul, maka akan diolah dan dipilih beberapa saran terbaik.

2.      Nominal group technique

Nominal group technique merupakan salah satu bentuk dari brainstorming, tehnik ini terdiri dari 5 langkah, yaitu :

a.       Merumuskan permasalahan

b.      Mencatat ide masing-masing

c.       Mencatat ide kelompok

d.      Memperjelas ide-ide

e.       Masing-masing anggota kelompok memilih ide yang dianggapnya sesuai

3.      Gugus Kualitas

          Perbedaan utama gugus kualitas dan brainstorming adalah anggota gugus kualitas adalah sekelompok karyawan yang secara sukarela melaksanakan pertemuan sendiri, sedangkan brainstorming pada umumnya adalah bentukan manajer.

   Gugus kualitas ini bisa disebut juga dengan gugus kendali mutu. Adapun pengertian dari gugus kendali mutu yaitu sekelompok karyawan yang terdiri dari empat sampai dengan duabelas karyawan yang berasal dari tempat atau bidang yang sama dalam perusahaan secara sukarela berkumpul untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memecahkan berbagai permasalahan yang berkaitan dengan pekerjaan mereka dan menerapkannya dalam kegiatan operasional perusahaan. ( Nurul Diena Novania ST)

4.      Kotak saran

Cara ini dilakukan dengan cara menyediakan kotak sebagai tempat karyawan menyampaikan saran tertulis.

5.      Management by walking around

Jalan-jalan di tempat kerja dan berbicara dengan karyawan untuk mengumpulkan masukan. Cara ini dinilai efektif karena dapat dengan langsung melihat sendiri di lapangan sejauh apa karyawan memahami apa yang mereka kerjakan sehingga manajer dapat mengetahui kendala yang ada.

2.4 Penghargaan dan Pengakuan Prestasi

Tujuan penilaian kinerja dalah sebagai alat diagnostika dan proses penilaian terhadap perkembangan individu, tim, dan organisasi, penilaian digunakan untuk menentukan besarnya penghargaan, tes validasi, dan pengembangan karir, memperbaiki komunikasi, serta mendukung pemahaman terhadap fungsi. Penilaian kinerja sanat efektif apabila difokuskan pada tujuan perusahaan. Oleh karena hasil dari semua pekerjaan adalah berupa kualitas dan kepuasan pelanggan. Maka penilaian seharusnya berkaitan dengan hasilnya (tujuan perusahaan). Penilaian kinerja harus berkaitan dengan prinsip pembagian tanggung jawab terhadap kualitas. Hal ini dapat dicapai dengan memfokuskan pada perkembangan keterampilan dan kemampuan yang diperlukan karyawan untuk berprestasi.

     Didalam model TQM, peranan penghargaan dan pengakuan terhadap prestasi karyawan, seperti penilaian kinerja,kompensasi,program pengakuan prestasi, dan system promosi, merupakan motivasi untuk mencapai saran perusahaan. Banyak manajer dan penyelia yakin bahwa uang merupakan motivator terpenting bagi karyawan untuk meningkatkan kinerjanya, akan tetapi ternyata hasil penelitian dan survai di peroleh hasil bahwa pengakuan prestasi kerja merupakan motivator yang paling kuat.

       Penghargaan dan pengakuan perestasi tidak akan menghasilkan total quality. Akan tetapi apabila kedua hal tersebut tidak ada, maka akan mengakibatkan keyakinan karyawan terhadap nilai rill kualitas dan kontribusi mereka untuk memperbaiki kualitas. Perusahaan yang akan menerapkan TQM harus dilakukan pendekatan penghargaan pengakuan apabila ingin sukses dalam menerapkan system tersebut.

        Menurut Beer (dalam George dan Weimerskirch, 1994), upah gaji berfungsi untuk menciptakan keadilan dan kesamaan. Upah gajih tersebut harus dapat menarik orang untuk masuk ke dalam organisasi. Akan tetapi upah/gaji bukan merupakan komponen terpenting untuk memotivasi kinerja, disisi lain Slcrabec (dalam George dan weimerskirch,1994), menyatakan bahwa system yang paling bagus untuk meningkatkan kinerja adalah pembagian laba. Kapan mempertimbangkan perbedaan tersebut, upah atau gajih merupakan faktor penting yang mendukun proses perbaikan kualitas.

System kompensasi yang baik harus memenuhi prinsip-prinsip fungsi manajemen kualitas sebagai berikut:

1)      Kompensasi harus berorientasi pada pelanggan (customer driven).

2)      Upah gajih diberikan pada karyawan yang memiliki keterampilan untuk memuaskan kebutuhan pelanggan eksternal. Unuk melakukan hal tersebut, karyawan hars mengetahui kebutuhan dan harapan pelanggan serta apa yang telah dilakukan oleh perusahaan untuk mmenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan tersebut. Secara internal sebenarnya karyawan dan manajer adalah pelanggan dari system kompensasi. Oleh karenanya kebutuhan dan harapan mereka juga harus dipertimbangkan dalam system kompensasi.

3)     Kompensasi harus berorientasi pada tim.

4)    TQM mensyaratkan dibentuknya tim. Jadi, kompensasi disarankan pada pencapaian sasaran tim, bukan sasaran individu.

5)      Kompensasi harus dapat diukur.

6)   Pengukuran digunakan untuk menentukan beberapa besar upah gajih yang harus diberikan sebagai hasil darin kerja tim. Pengukuran harus relevan, tersedia selama proses, dan difokuskan pada apa yang penting bagi pelanggan.

7)      System kompensasi harus mengikut sertakan partisipasi seluruh karyawan.

8)      Karyawan, baik secara individual maupun tim, harus berpartisipasi dalam mnentukan sasaran, mengidentifikasi indikator kunci, memantau serta mengevaluasi kemajuan perkembangan. Persahaan harus memberikan pelathn untuk menolong karyawan dalam melaksanakan tugas-tugas mereka.

Penilaian kinerja dapat mendukung perbaikan kualitas bila keadaan dibawah ini dapat terpenuhi:

·         Penilaian kinerja harus dipisahkan dari system kompensai.

·         Penilaian kinerja harus didasarkan pada observasi, pengukuran perilaku, dan hasil.

·         Penilaiannkeinerja harus mendorong partisipasi karyawan

Peranan manajer dalam penilaian kinerja adalah untuk membentu karyawan memahami penilaian tersebut, bersama-sama karyawan menentukan ssaran dan tindakan mencari kesempatan untuk pengembangan karir, serta mendorong karyawan untuk memberikan umpan balik terhadap kinerja manajer yang berkaitan dengan mereka.  Karyawan bukan hanya sebagai pendengar yang fasip, tetapi sebagai partisipan yang aktif.

     Penghargaan berbeda dengan pengakuan. Penghargaan biasanya dalam bentuk moneter, sedangkan pengakuan adalah tindakan atau kegiatan dalam bentuk non moneter. Penghargaan bisa dalam bentuk bonus, uang, liburan, dan lain-lain.  Sedangkan pengakuan dapat berupa ucapan terimakasi, award dari perusahaan, dan lian-lain. Program pengakuan yang baik harus memenuhi keriteria sebagai berikut:

·       · Konsisten, yaitu diberikan dengan cara yang sama dari waktu ke waktu

·       ·   Memerlukan biaya

·        · Sering dilakuakn

·     · Orang yang memberikan pengakuan menggunakan keterampilan interpersonal untuk memberikan formasi mengenai pencapaian prestasi

·       ·   Pengakuan yang berasl dari rekan sejawat

·        · Public display

·        · Pengakuan harus didasarkan pada kepercayaan dan kehormatan

·       · Umpan balik spsesipik di berikan untuk menunjukan bahwa seorang melakuan sesuatu yang bernilai

·       ·   Semakin banyak orang  dilibatkan dalam proses seleksi, semakin subjektif yang di berikan

·   ·   Pengakuan dilakukan secara bersekala, semakin pendek jarak antara tindakan dan pengakuan, semakin baik untuk menghindari hilangnya efek tersebut.

·        · Pengakuan bersifat win/win (setiap orang adalah pemenang).

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan 

Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan merupakan salah satu  unsur TQM. Jika karyawan dilibatkan dalam berbagai kegiatan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan maka mutu atau kualitas lembaga dapat terjamin karena karyawan merupakan orang yang melaksanakan tugas operasional yang lebih mengenal keadaan sebenarnya dilapangan.

Salah satu bentuk PPK adalah dengan membuat suatu tim kerja yang biasa disebut dengan gugus kendali mutu. Tim ini terbentuk dari empat sampai dengan duabelas karyawan yang berasal dari tempat atau bidang yang sama dalam perusahaan secara sukarela berkumpul untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memecahkan berbagai permasalahan yang berkaitan dengan pekerjaan mereka dan menerapkannya dalam kegiatan operasional perusahaan. Karyawan harus di berikan penghargaan dan pengakuan prestasi kerja untuk mencapai suatu sasara suatu perusahaan, penghargaan dan pengakuan prestasi karyawan, seperti penilaian kinerja, kopensasi, program pengakuan prestasi,dan system promosi.

3.2 Saran 

Setelah mengkaji tentang mengenai konsep pelibatan dan pemberdayaan karyawan maka beberapa saran yang dapat kelompok kami sampaikan adalah :

1.      Perlu adanya sebuah penjelasan dari seorang yang pakarnya atau orang yang terjun dibidangnya supaya dapat memahami pentingnya pelibatan dan pemberdayaan karyawan

2.      Perlu adanya pembahasan lebih lanjut tentang mengenai pelibatan dan pemberdayaan karyawan supaya lebih jelas dan faham

DAFTAR PUSTAKA

Crocker, Olga L. 2002. Gugus Kendali Mutu. Jakarta: Bumi Aksara

Fandy Tjiptono, dkk. 2003. Total Quality Management, Yogyakarta

Raja Bamabang Sutikno. 2005. Mengoptimalkan Performa Karyawan dengan Prinsip Empati. Jakarta: UI Press

Diktat pengendalian kualitas oleh Nurul Diena Novania, ST. Modul ke-X pusat pengembangan bahan ajar UMB.